Cuenta de cobro

cuenta de cobro

Una cuenta de cobro es un documento emitido por una persona hacia otra persona o entidad, su fin consiste en solicitar la cancelación de un valor de deuda por haber realizado un trabajo o algún otro motivo sea servicios o comercial.

Debemos remarcar que tal documento no está validado como soporte ante la Dian, es decir, que si una persona no está obligada a facturar y tenga una cuenta de cobro, aquella persona que la reciba, deberá realizar un documento equivalente.

Cuenta de cobro como soporte contable y fiscal

La cuenta de cobro no puede utilizarse para reclamar, o cobrar de una manera judicial el valor que contempla el documento. Para éstas situaciones se deberá presentar otro documento que sí sea de soporte en cuanto al servicio prestado o algún producto vendido.

Es por esto que la cuenta de cobro se considera como un título valor, sin merito ejecutivo. Puede ayudar como sistema de control dentro de una contabilidad, pero de todas formas no se considera como un soporte fiel en cuanto a las transacciones de una empresa para las entidades de vigilancia e inspección.

Qué hacer para que sea válida una cuenta de cobro

Para validar una cuenta de cobro frente a entidades y para la Dian, la deberá acompañar el documento equivalente a la factura, soporte que debe realizar el comprador y debe contar con todas las características que el estatuto tributario establece.

El RUT de la persona que preste el servicio es otro de los documentos que debe acompañar a la cuenta de cobro y al documento equivalente mencionado.

Esto deberá realizarse cuando aquel que adquiere un bien o un servicio sea un responsable de IVA, ya que si no es así no se verá obligado a realizar ni el RUT ni el documento equivalente.

El documento equivalente no se podrá elaborar a favor de una persona que está obligada a facturar, si una persona está obligada a facturar, de manera obligatoria deberá poner por escrito respectiva factura, ya que el documento equivalente no tendrá ninguna validez.

Cómo hacer una cuenta de cobro

Si bien una persona puede crear el diseño que desee para hacer una cuenta de cobro, se debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Título que identifique como cuenta de cobro
  2. La empresa quien sea contratante
  3. El contratista e identificación del mismo
  4. Valor del labor realizado
  5. La descripción de los trabajos realizados
  6. La firma y los datos de contacto de contratista.

Ejemplo de formato de cobro

A continuación brindaremos un ejemplo de cómo hacer una cuenta de cobro, con la opción de llenar sus datos si así lo desea:

Cuenta de cobro

La empresa: _________

Con NIT: ____________

Debe a:

__________ (Su nombre)

C.C: __________

La suma de:

CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000)

Lo anterior por los conceptos de:

  • Reparación de maquinaria
  • Mantenimiento de ejes

__________________ (Su firma con su nombre)

C.C: _______________

Cel: ________________

Dirección: __________

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