La factura y sus requisitos legales

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Cuando una persona o empresa necesite pedir una factura de venta, se considera como un soporte legal en Colombia, pero se deberá exigir que se cumplan ciertos requisitos y términos. Si no los cumple, no es considerado como un soporte legal, y no tendrá valor ante una declaración de impuestos o renta en los cuales se obtengan principios de causalidad.

Si quieres saber todo sobre una factura y sus requisitos legales que debes tener en cuenta, sigue leyendo, aquí obtendrás todo lo necesario.

¿Qué es una factura?

Cuando hablamos de factura nos referimos a un documento el cual prueba y contiene un valor, sirve como soporte para tener una garantía en donde se produce una transacción.

El vendedor entrega al comprador y acredita que ha hecho una compra. Contiene la identificación de las partes, clase y cantidad ya sea mercancía vendida o también servicio prestado, también puede ser utilizada para hacer un reclamo al vendedor.

Requisitos de la factura

En la factura de venta

Para toda factura a nivel comercial, según el artículo 774 del código de comercio, la factura de venta deberá cumplir con lo siguiente:

  • Debe estar establecido el precio de la prestación del servicio o la venta del producto en todas las copias y en el original de la factura, y con sus respectivas condiciones de pago.
  • Contener una fecha de vencimiento, pero si no se encuentra expresa se entenderá que es 30 días calendario, después de su elaboración.
  • Debe contener una fecha de recibida, con la información que corresponda a la persona que la recibió.

Si no se cumplen con alguno de estos tres requisitos, la factura se convertirá en un documento no válido ante el código de comercio, pero no llegará a afectar la validez del negocio.

En la factura para efectos tributarios

Para efectos tributarios según el artículo 617 del estatuto tributario, la factura de venta deberá cumplir con los siguientes requisitos:

  • Que se defina expresamente como factura de venta.
  • Datos de apellidos y nombre o razón del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Identificación del adquiriente del servicio o el producto, junto con su nombre o razón social y el IVA que cancela.
  • Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Contener el valor total de la operación.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  • Que contenga los datos de la imprenta que realizo el documento.

Un dato muy importante, es que los primeros cuatro requisitos, deben estar pre-impresos en la factura cuando sea una factura de manera manual, en el caso de que sea por computadora se darán por cumplidos estos requisitos.

Debe estar impresa en la respectiva factura la resolución de autorización para facturar, ya que es un requisito fundamental para que el documento tenga la calidad de soporte para efectos tributarios.

Facturación en el régimen simplificado

Aquellas personas no responsables de IVA, por ley no están obligados a expedir factura, pero si quieren hacerlo deberán cumplir con los requisitos establecidos por el código de comercio.

De ésta manera, si una persona responsable de IVA realiza una compra, por más que no sea responsable de IVA, necesitará un documento para deducir dicho gastos o costo, para ello deberá elaborar un documento equivalente que soporte la compra.

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